Crear una LLC suele ser bastante más simple de lo que parece.
Los problemas normalmente aparecen después, cuando se toma una decisión sin entender sus consecuencias o se asume que registrar la empresa es el único paso importante.
Algunos errores son pequeños y fáciles de corregir. Otros pueden generar gastos adicionales, trámites duplicados o incluso penalidades.
Estos son diez de los más comunes.
1. Elegir el estado solo porque alguien dijo que es “el mejor”
Wyoming. Delaware. Florida. New Mexico.
Es fácil encontrar videos y artículos asegurando que uno de estos estados es, simplemente, “el mejor para una LLC”.
Pero no existe un estado universalmente mejor.
La elección puede depender de:
- dónde vives;
- dónde realizas realmente tu actividad;
- si tendrás oficina o empleados;
- los costos iniciales;
- los costos recurrentes;
- las obligaciones estatales.
Por ejemplo, formar una LLC en Wyoming no necesariamente evita que tengas que registrarla también en otro estado si realmente estás haciendo negocios allí.
Cómo evitarlo: compara el costo y las obligaciones del estado con la forma en que realmente funcionará tu negocio, no solamente con lo que cuesta presentar la LLC.
2. Pensar que formar una LLC significa que el negocio ya está listo para operar
Cuando el estado aprueba la formación, la LLC ya existe oficialmente.
Pero eso no significa necesariamente que hayas terminado todo lo que necesitas para operar.
Dependiendo de tu situación, todavía pueden venir pasos como:
- preparar el Operating Agreement;
- obtener el EIN;
- organizar una cuenta bancaria;
- contratar licencias o permisos;
- configurar facturación y pagos;
- entender las obligaciones fiscales;
- mantener el Registered Agent.
Cómo evitarlo: piensa en la formación estatal como el nacimiento de la LLC, no como el final de todo el proceso.
3. Confundir LLC, EIN, SSN e ITIN
Este error aparece muchísimo entre emprendedores internacionales.
Son cosas completamente distintas.
LLC: es la entidad empresarial.
EIN: es un número de identificación fiscal federal utilizado por la empresa.
SSN: es un número personal de Social Security para personas elegibles.
ITIN: es un número fiscal individual utilizado en determinadas situaciones.
El EIN no convierte a una persona en residente, no sustituye automáticamente un SSN y tampoco es una licencia para trabajar en Estados Unidos.
Cómo evitarlo: entiende para qué sirve cada número antes de iniciar solicitudes innecesarias.
4. Creer que el EIN siempre se obtiene de la misma manera
No todos los propietarios siguen exactamente el mismo procedimiento.
Para ciertos propietarios extranjeros, especialmente cuando el responsible party no tiene SSN o ITIN, el proceso puede ser diferente del procedimiento online habitual.
La LLC puede estar perfectamente formada ante el estado mientras el EIN todavía está pendiente.
Cómo evitarlo: no confundas el tiempo de aprobación estatal de tu LLC con el tiempo que pueda tomar posteriormente obtener el EIN.
5. Usar el Registered Agent como si fuera una dirección para todo
El Registered Agent cumple una función específica: recibir determinadas comunicaciones legales y oficiales de la empresa.
Eso no significa necesariamente que su dirección pueda utilizarse como:
- dirección comercial;
- dirección bancaria;
- dirección postal general;
- oficina física;
- dirección aceptada por cualquier procesador de pagos.
Cada banco, plataforma o proveedor puede tener sus propias reglas sobre las direcciones que acepta.
Cómo evitarlo: antes de utilizar la dirección del Registered Agent para otro propósito, confirma si ese uso está permitido y si el proveedor correspondiente la acepta.
6. No tener un Operating Agreement claro
Cuando una LLC tiene varios propietarios, confiar únicamente en conversaciones o acuerdos informales puede convertirse en un problema.
Un Operating Agreement puede establecer:
- quién posee qué porcentaje;
- quién administra la empresa;
- cómo se toman decisiones;
- cómo se distribuyen las ganancias;
- qué pasa si un miembro quiere salir;
- qué ocurre cuando existen desacuerdos.
Incluso en una LLC de un solo miembro puede ser útil para documentar cómo está estructurada la empresa.
Cómo evitarlo: no trates el Operating Agreement como un documento decorativo que simplemente se guarda en una carpeta.
7. Mezclar constantemente el dinero personal con el dinero de la LLC
Una LLC existe como una estructura separada, pero esa separación también debe reflejarse en la forma en que administras el negocio.
Usar la misma cuenta para compras personales y empresariales, no guardar comprobantes o mover dinero sin registrar qué representa puede crear una contabilidad innecesariamente confusa.
También hace mucho más difícil saber si el negocio realmente está ganando dinero.
Cómo evitarlo: mantén cuentas, registros, facturas y gastos empresariales organizados por separado desde el comienzo.
8. Olvidar que la LLC sigue teniendo obligaciones después de crearla
Registrar la LLC una vez no significa que vaya a permanecer activa indefinidamente sin hacer nada más.
Dependiendo del estado pueden existir:
- Annual Reports;
- Biennial Reports;
- tarifas;
- impuestos estatales;
- licencias;
- renovaciones;
- requisitos relacionados con el Registered Agent.
Y si la empresa opera en otro estado, pueden surgir obligaciones adicionales de registro.
Cómo evitarlo: crea un calendario de cumplimiento desde el día en que se forma la LLC.
No esperes a recibir un correo de último minuto para descubrir que había una fecha límite.
9. Pensar que “sin ingresos” significa “sin obligaciones fiscales”
Este punto es especialmente importante para LLC con propietarios extranjeros.
Que una LLC haya facturado $0 no significa necesariamente que no tenga nada que presentar.
Dependiendo de la estructura y de las transacciones realizadas, una entidad estadounidense con propietarios extranjeros puede tener obligaciones informativas específicas.
En determinados casos, una foreign-owned U.S. disregarded entity puede tener obligaciones relacionadas con Form 5472 y un pro forma Form 1120.
Las consecuencias de ignorar determinadas obligaciones informativas pueden ser importantes.
Esto no significa que toda LLC con propietario extranjero tenga exactamente la misma obligación.
Significa que “no tuve ingresos” no debería utilizarse como único criterio para decidir que no hay nada que presentar.
Cómo evitarlo: identifica el tratamiento fiscal de tu LLC y sus posibles obligaciones informativas antes de que llegue la primera temporada fiscal.
10. Crear la LLC y olvidarse de mantener actualizada su información
Las empresas cambian.
Puede cambiar:
- la dirección;
- el Registered Agent;
- los miembros;
- el responsible party;
- la forma de administración.
Algunos de estos cambios pueden requerir actualizar información con el estado, el IRS u otras instituciones.
Cómo evitarlo: trata los documentos de tu LLC como información viva. Cuando ocurre un cambio importante, revisa qué registros también necesitan actualizarse.
El error que está detrás de casi todos los demás
Muchos problemas tienen el mismo origen:
formar una LLC sin entender qué se está creando.
Registrar una empresa puede tomar poco tiempo.
Entender dónde debe formarse, qué documentos recibe, qué obligaciones tendrá y qué pasos vienen después requiere un poco más de atención.
No necesitas convertirte en experto en derecho corporativo o impuestos para tener una LLC.
Pero sí deberías poder responder preguntas básicas como:
- ¿en qué estado está registrada?;
- ¿quién es el Registered Agent?;
- ¿quiénes son los miembros?;
- ¿cómo está administrada?;
- ¿tiene EIN?;
- ¿qué obligaciones estatales tiene?;
- ¿qué debería revisar cuando llegue la temporada fiscal?
Forma tu LLC entendiendo cada paso
En FormaYa buscamos que crear una LLC en Estados Unidos no sea simplemente llenar un formulario y esperar un documento.
El objetivo es que entiendas qué estás formando, qué información estás proporcionando y cuáles son los próximos pasos que pueden corresponder a tu empresa.
Especialmente si estás haciendo el proceso desde Latinoamérica, tener la información clara desde el comienzo puede ahorrarte muchos problemas después.
Porque una LLC debería ayudarte a organizar tu negocio, no convertirse en otro trámite que nadie te explicó.